用甘特圖來強化你的研究專案管理

無論在那一個產業,都要推動一個接一個的計劃,面對專案如麻,必須要有好的專案管理;計劃能否如期達成目標,與專案管理的品質脫離不了關係,專案管理最常見的現象是無法掌控時間,造成進度落後,成本也跟著失控。在學術界也是如此,研究者需推動一個接一個的研究計劃,尤其是需要團隊分工時,有的人需負責主要項目,有的人只占部分人力,參與研究的每位成員什麼時候必須及時配合,這時候,好的專案管理變得很重要。典型的研究計劃之專案管理包括研究目標、時間、風險和成本,專案管理品質左右了研究計劃的成功決定因素;尤其學術研究經常是面對一個未知的領域,對於未發生的事情經常難以掌握,所以更需要一個很好的專案管理模式來加以控管。

 

專案管理的展開,首先需要制定周詳的計劃,缺乏周詳的計劃可能會阻礙每個工作項目的進行,每個工作項目都是環環相扣,幾乎所有項目都互相牽制,其中最重要的兩個因子是時間和資源。專業經理人(計畫主持人)要以實用的工具來控制時間、拿捏進度,而最常被使用的工具就是甘特圖(Gantt charts)。甘特圖是一種可視化的指南(visual guide),能為專案經理人節省時間和金錢。內部政策、資金來源、組織運作決定了專案計畫的方式,使專案在推動時能夠發揮作用,而專案管理為計劃提供了成功的保證。

 

甘特圖根據時間表展開研究計劃。先定義出目標時間,按時間點列出項目活動(activity)或任務(task),定出里程碑(milestone)。除了可以快速繪製,更能輕鬆更新。因此經常運用於各行各業的專案計劃。活動時間表是一個非常重要的元素,每個任務的時間必須切合實際,給予團隊成員充分的資源和足夠的時間。甘特圖通常以條狀圖來呈現:橫軸代表時間,縱軸代表工作項目,條線則代表工作項目開始與完成的時間,甘特圖可以一目瞭然的呈現出時程。如下圖所示:

典型的甘特圖
項目
時間
Week 1Week 2Week 3Week 4Week 5Week 6
專案調查
專案評估
專案啟動
專案執行
專案分析
結果報告

 

從甘特圖可以很清楚的看到任務(工作項目)與時間的關係,讓專案管理者能輕鬆的掌握狀況,一眼就可以看出來何時該進行甚麼工作,評估每項工作處於那種狀態:超前還是落後,是否要作出補救措施。

 

繪製甘特圖之前,要先做好準備。

首先是要選擇合作研究團隊,好的團隊人員素質才能正確的依照甘特圖遂行任務,千萬不要出現豬隊友,拖垮整個團隊。團隊中的角色要充分溝通,認真計劃主題。甘特圖所呈現的是讓團隊成員有明確的目標和宗旨,讓團隊成員有充分透明的時程表可以審視自己的進度。

甘特圖跟任務與時間兩者有關,因此繪製甘特圖很簡單,就是要掌握任務、資源和時間,依循以下三個步驟,就能輕鬆的詮釋出甘特圖:

 

步驟一:列出所有工作項目

將專案涉及的每項活動或任務條列出來,也把每個活動或任務的所需時間估計出來,列出其「開始日期」和「預計完成日期」。接下來就是每項任務之間的邏輯關係,最重要的是正確判斷每項工作的特性及先後順序:如果這項工作必須優先完成,後面的工作項目才能進行下去,否則會全部停擺,則這項工作屬於「決定性任務」。如果這項工作依賴於「決定性任務」的工作,則這項工作屬於「依賴性任務」,「依賴性任務」的起始日期是「決定性任務」的完成日期。如果這項工作與其他任務是可以同時進行的,則沒有先後順序的問題,起始日期由專案小組視實際情況來判斷。

舉例來說,在推動一個新專案時,「專案調查」和「專案評估」兩項工作可以同時進行,但是,一定要等評估結束後才能進行啟動專案。因此,「專案評估」就是決定性任務,接著進行的「專案啟動」就是依賴性任務。

 

步驟二:繪製甘特圖

在繪製甘特圖時,必須與專案小組成員充分討論工作項目及預計時程,並且確認每項工作的依賴與牽制的關係;另外有些關係則是可以並行的,充分掌握這些關係,便可以完善的控制進度。時程是非常重要的,必須取得專案小組成員的共識。在學術的研究當中,每個研究者所扮演的角色都非常吃重,所以專案經理人更顯得重要,他必須對每個重要的角色做有效的連結。為了專案品質,不要縮短重要任務的時間,必須設定重要的里程碑,當作成員短期應該達成的目標。

 

步驟三:追蹤甘特圖進度

甘特圖定稿後,整個專案的流程就已經非常明朗了,這個計劃就是這個專案的指導方針。但是既定的甘特圖,最怕它不是有效的時間表,因為在學術研究當中,每位研究者面對未知的研究領域,對於自己所能控管的時間,不見得是那麼好掌握。專案經理人要在專案進行期間,追蹤甘特圖的進度,逐一檢視每項工作處於何種狀態:超前還是落後,是否要作出補救措施,將資源盡最大的利用,為如期完成任務來鞏固信心。

 

整個專案最難的是有效的執行,專業經理人應慎重的面對變化,避免隨機變更,也不要把有缺陷的計畫加進來。利用組織化的工作來面對未知的研究領域,也從組織化的工作找出團隊分工的缺陷,最後可以藉由甘特圖節省時間和金錢。作為一個研究者,有技術和有創造力的是不夠的,還必須認真的去控管專案,而專業經理人占了相當吃重的角色。

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